is de sollicitant wie hij zegt te zijn?

Voordat een werkgever iemand aanneemt, is het verstandig te checken of de informatie klopt die de kandidaat bij de selectieprocedure heeft gegeven. Een antecedentenonderzoek geeft inzicht in het verleden van de sollicitant. Het checken van gegevens is aan wettelijk regels en richtlijnen gebonden. 

op deze pagina

    antecedentenonderzoek

    Een antecedentenonderzoek (ook wel pre-employment screening genoemd) geeft antwoord op de vraag of de sollicitant echt de betrouwbare werknemer is die de organisatie voor ogen heeft. De werkgever bepaalt zelf welke gegevens van de sollicitant hij wil checken, afhankelijk van de functie waar het om gaat.

    Dit zijn meestal:

    Soms kan diepgaander onderzoek nodig zijn, bijvoorbeeld als voor de betreffende functie betrouwbaarheid, integriteit en onberispelijk gedrag vereist zijn.

    Dan kan een werkgever ook kijken naar iemands:

    • online activiteiten (social media)
    • strafrechtelijk verleden (strafblad, VOG)
    • financiële gegevens (BKR-registratie)

    wettelijke regels voor antecedentenonderzoek

    In de wet is niet geregeld hoe een sollicitatieprocedure moet verlopen. Toch zijn er wel degelijk wettelijke regels waar de werkgever zich aan moet houden als hij nieuwe werknemers wil aannemen.

    gerechtvaardigd belang

    Onderzoek doen naar iemands persoonlijke informatie mag alleen als er sprake is van een gerechtvaardigd belang. Bijvoorbeeld omdat de functie vereist dat iemand betrouwbaar en integer is. Dit is geregeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

    informatieplicht

    De werkgever heeft de wettelijke plicht om de sollicitant te informeren dat hij bepaalde gegevens gaat checken. De werkgever moet vooraf laten weten welke gegevens dat zijn en achteraf melden wat de uitkomsten van het onderzoek waren.

    privacyregels

    Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en op basis van de sollicitatiecode moet de werkgever de sollicitant van tevoren toestemming vragen als hij nadere inlichtingen (screening) wenst in te winnen over de gegevens en referenties op het cv. Bij ieder onderzoek moet de werkgever bekijken of de gegevens daadwerkelijk relevant zijn voor de functie. Dat geldt ook voor informatie over de sollicitant die online en openbaar is.

    social media en websites

    Werkgevers mogen de profielen van sollicitanten op social media in principe niet controleren. Voor het checken van social media is een juridische grondslag nodig. Ook moet het online verzamelen van informatie over kandidaten echt noodzakelijk en relevant zijn voor de uitvoering van de functie. Er bestaan Europese richtlijnen voor het checken van online profielen van kandidaten.

    Lees hier meer over de privacyregels bij een sollicitatieprocedure.

    identificatieplicht

    Komt de sollicitant in dienst? Dan is de werkgever verplicht iemands identiteit te controleren voordat de werknemer start met zijn werkzaamheden.

    informatie inwinnen

    Om meer te weten te komen over de sollicitant kan de werkgever – met inachtneming van de wettelijke regels voor een antecendentenonderzoek – informatie inwinnen door bijvoorbeeld bij vorige werkgevers referenties te vragen, de echtheid en waarde van diploma’s checken en, in bepaalde gevallen, een VOG aan te vragen.

    referenties inwinnen

    Referenties inwinnen geeft extra informatie over de sollicitant en is dus aan te raden. Bijvoorbeeld om te kijken of iemand zijn cv naar waarheid heeft opgesteld of om na te gaan of hij een juist beeld heeft gegeven van zijn vaardigheden. Het is belangrijk om bij het vragen om referenties bij eerdere werkgevers niet alleen uit te vinden of de sollicitant daadwerkelijk ergens heeft gewerkt, maar ook hoe hij presteerde. Dit kan door vragen te stellen over de aard van de werkzaamheden, de kwaliteiten en de werkhouding van de kandidaat, de werkrelatie en de samenwerking, en de reden van vertrek.

    Zorg ervoor dat de kandidaat nadrukkelijk toestemming heeft gegeven om contact op te nemen met oud-collega’s en/of leidinggevenden. Dit volgt uit de sollicitatiecode.

    diploma’s controleren

    De werkgever kan zelf onderzoek doen door het cv en de diploma’s van de kandidaat persoonlijk te controleren, maar makkelijker is om kandidaten te vragen om een digitaal uittreksel van de diplomagegevens. Zij kunnen dit downloaden van het centraal landelijk diplomaregister van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Het uittreksel is een pdf-document dat is voorzien van een certificaat. Dit certificaat fungeert als echtheidskenmerk en garandeert dat het document van DUO afkomstig is.

    In het diplomaregister zijn gegevens opgenomen van diploma’s, certificaten en getuigschriften, zoals de naam van de opleiding en de onderwijsinstelling en het jaar waarin iemand een diploma heeft behaald. Van de diploma’s in het voortgezet onderwijs zijn ook de vakken en cijfers opgenomen. Het register bevat geen digitale versies van papieren diploma’s.

    buitenlands diploma

    Als een sollicitant zijn diploma in het buitenland heeft behaald, en het niet duidelijk is of dit voldoet aan de Nederlandse eisen, kan hij bij Internationale  diplomawaardering (IDW) om een diplomawaardering verzoeken. Hiermee is na te gaan wat de waarde van het diploma in Nederland is.

    Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)

    Soms is het nodig een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) van de sollicitant te vragen. Dit is een verklaring waaruit blijkt dat het gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie. Justis, de screeningsautoriteit van het ministerie van Veiligheid en Justitie, screent het gedrag van personen die een VOG aanvragen en geeft de VOG’s af.

    Een VOG kan digitaal worden aangevraagd als de (toekomstige) werkgever beschikt over eHerkenning en de aanvrager zelf een DigiD heeft. Lees er hier meer over.