privacy bij de sollicitatieprocedure

Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) moet de werkgever bij een sollicitatieprocedure de kandidaat-werknemer van tevoren toestemming vragen als hij nadere inlichtingen (screening) wenst in te winnen over de gegevens en referenties op het cv van de sollicitant. Bij ieder onderzoek moet de werkgever bekijken of de gegevens daadwerkelijk relevant zijn voor de functie. Dat geldt ook voor informatie over de sollicitant die online en openbaar is.

op deze pagina

    wat is relevant bij de screening van een sollicitant?

    Voor een administratief medewerker is bijvoorbeeld geen uitgebreide screening noodzakelijk. Wanneer er echter sprake is van een functie waarbij veelvuldig met grote sommen geld of met vertrouwelijke informatie wordt gewerkt, mag u meer informatie opvragen.

    Voor bepaalde functies geldt dat de werkgever een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) kan verlangen. Daarnaast gelden bij de screening voor vertrouwensfuncties als politieambtenaren, werknemers van particuliere beveiligingsorganisaties, werknemers van recherchebureaus en kinderopvang, luchtvaartpersoneel en bepaalde andere functies bij de overheid specifieke wettelijke bepalingen.

    richtlijnen voor screening via social media

    Werkgevers mogen de profielen van sollicitanten op social media in principe niet controleren. Voor het checken van social media is een juridische grondslag nodig. De richtlijnen hiervoor staan in het rapport over Dataprocessing at Work (pdf) dat door de Europese privacytoezichthouders is opgesteld (verenigd in de zogeheten Artikel 29-werkgroep). Enkele richtlijnen zijn:

    • Het online verzamelen van informatie over kandidaten moet echt noodzakelijk en relevant zijn voor de uitvoering van de functie. Een uitzondering is mogelijk als bijvoorbeeld specifieke risico’s voor specifieke functies in het geding zijn.
    • Werkgevers die het gedrag van sollicitanten op social media toch willen checken, moeten dit vooraf melden. Bijvoorbeeld door het in de vacaturetekst te vermelden.
    • Een belangrijke indicatie voor de wettelijke toelaatbaarheid van het onderzoek kan zijn of het socialmediaprofiel van de kandidaat voor zakelijke of persoonlijke doelen wordt gebruikt.
    • Zelfs als een sollicitant toestemming geeft hem online te onderzoeken, bijvoorbeeld door ‘vrienden’ op Facebook te worden, mag een werkgever dat niet zonder meer doen. Al lijkt dit op vrijwillige toestemming van de kandidaat, dat is het niet.
    • Als het duidelijk is dat de kandidaat niet bij de organisatie in dienst komt, moet de werkgever alle gegevens die tijdens het wervingsproces zijn verzameld verwijderen conform de sollicitatiecode van de NVP.

    bewaartermijn gegevens sollicitant

    De werkgever mag informatie in het kader van een sollicitatieprocedure maximaal vier weken bewaren na afronding van de sollicitatieprocedure. Daarna moet hij de gegevens verwijderen conform de sollicitatiecode van de NVP, met uitzondering van de gegevens van degene die hij in dienst neemt. Wel kan een sollicitant toestemming geven om zijn gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld omdat er op een later tijdstip mogelijk een passende functie beschikbaar komt. Een termijn van maximaal een jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure is hiervoor redelijk.

    instemming van de ondernemingsraad (OR)

    Voor een regeling met betrekking tot monitoren van personeel heeft de werkgever instemming nodig van de ondernemingsraad. Ook als er binnen de organisatie geen ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging actief is, is het raadzaam om de regeling omtrent screening van toekomstig personeel intern af te stemmen.