loonheffingen inhouden en afdragen

De werkgever moet loonbelasting en premie volksverzekeringen inhouden op het loon van zijn werknemers. Daarnaast draagt de werkgever premies werknemersverzekeringen en de werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (Zvw) af aan de Belastingdienst. Al deze heffingen vormen samen de loonheffingen.

op deze pagina

    opgaaf gegevens voor de loonheffingen

    Om loonheffingen te kunnen afdragen, moet de werkgever van iedere werknemer die in dienst komt bepaalde gegevens ontvangen. Deze ‘Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ moet voor de eerste werkdag van de nieuwe werknemer gebeuren en in ieder geval de volgende gegevens van de werknemer bevatten:

    De werknemer levert deze gegevens op papier bij de werkgever aan, voorzien van datum en handtekening. Hij kan hiervoor het model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen van de Belastingdienst gebruiken.

    De werkgever moet de gegevens voor de loonheffingen bewaren – bij de loonadministratie – tot ten minste vijf kalenderjaren na het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking met de werknemer eindigt.

    verzoek toepassen loonheffingskorting

    De nieuwe werknemer kan de werkgever vragen om rekening te houden met de heffingskortingen. Dit zijn kortingen op de belasting. Hij moet dan, bij de ‘Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’, het verzoek doen ‘voor het toepassen van de loonheffingskorting’.

    Als hij de loonheffingskorting niet (meer) wil of mag laten toepassen, moet de werknemer hiertoe een schriftelijk verzoek bij de werkgever indienen.

    verzuimboete

    Als de werkgever geen gegevens voor de loonheffingen van de werknemer krijgt, moet hij het anoniementarief toepassen. Dat houdt in dat de werkgever bij de inhouding van loonheffingen het tarief van 52% loonbelasting/premie volksverzekeringen toepast. Doet hij dat niet, dan kan hij direct, zonder strafprocedure, een verzuimboete van maximaal € 5.278 krijgen.

    Ook de werknemer is verplicht om de gegevens voor de loonheffingen compleet en tijdig door te geven. Doet hij dat niet, dan kan hij ook een verzuimboete van maximaal € 5.278 krijgen.

    aangifte loonheffingen

    De aangifte loonheffingen bestaat uit twee delen:

    • de werknemersgegevens: de gedetailleerde gegevens per dienstbetrekking
    • de collectieve gegevens: de algemene gegevens van de werkgever (naam en adres), de totalen van de loon- en loonheffingengegevens van alle werknemers en de eindheffingen en afdrachtverminderingen

    Het aangiftetijdvak is meestal een periode van een kalendermaand of van vier weken. De aangifte moet uiterlijk bij de Belastingdienst binnen zijn op de datum die staat in de ‘Aangiftebrief loonheffingen’. In de melding staan de aangiftetijdvakken waarover de werkgever het komende jaar aangifte moet doen en de bijbehorende uiterste aangifte- en betaaldatums. Wie zich in de loop van het jaar aanmeldt als werkgever, krijgt de aangiftebrief na aanmelding.

    De werkgever is verplicht de aangifte van de loonheffingen digitaal te doen.

    werknemersgegevens loonaangifte

    De werknemersgegevens van de loonaangifte gaan ook naar de polisadministratie van UWV. UWV gebruikt de gegevens voor de vaststelling van uitkeringen, zoals een WW-uitkering. De Belastingdienst gebruikt de gegevens ook, onder andere voor het toekennen van toeslagen en de vooraf ingevulde aangifte inkomstenbelasting. Daarnaast wordt de polisadministratie gebruikt door andere organisaties, zoals gemeenten en het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS).

    Lees meer over de opgaaf gegevens voor de loonheffingen en loonaangifte in het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst.

    betaling van de loonheffingen

    De werkgever moet ervoor zorgen dat de loonheffingen op de rekening van de Belastingdienst staan op de datum die staat in de ‘Aangiftebrief loonheffingen’. Is hij te laat met aangifte doen, dan kan hij een boete krijgen.