gerichte vrijstellingen: onbelast vergoeden en verstrekken

Werkgevers kunnen hun werknemers vergoedingen of verstrekkingen geven. Dit mag onbelast als het totaalbedrag niet hoger is dan 1,2% van de fiscale loonsom. Dit wordt de vrije ruimte genoemd. Maar sommige vergoedingen mag de werkgever geven zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Dit zijn zogenoemde gerichte vrijstellingen.
De werkgever heeft de mogelijkheid om onbelast te vergoeden of verstrekken als aan de voorwaarde van de gerichte vrijstelling wordt voldaan. Wordt er meer of iets anders vergoed of verstrekt, dan kan dit als eindheffingloon worden aangewezen of tot het loon van de werknemer worden gerekend.

op deze pagina

    normbedragen voor gerichte vrijstellingen

    Voor enkele vergoedingen geldt een gerichte vrijstelling die niet ten koste gaat van de vrije ruimte. De werkgever mag deze dus onbelast vergoeden of verstrekken, zolang ze de normbedragen niet te boven gaan. Het gaat onder meer om de volgende kosten:

    vervoer en reiskosten

    Voor de verschillende manieren waarop de werknemer van, naar en voor zijn werk onderweg is, gelden verschillende vergoedingen.

    openbaar vervoer

    In het geval een werknemer met het openbaar vervoer reist, mag de werkgever kiezen: hij kan maximaal € 0,19 per kilometer belastingvrij vergoeden of hij kan de werkelijke kosten van openbaar vervoer belastingvrij vergoeden. De werknemer moet voor de tweede optie de vervoersbewijzen inleveren bij de werkgever. De werkgever moet deze bewijzen ten minste zeven jaar bewaren bij de loonadministratie. Voor het gedeelte van de reisafstand dat de werknemer met eigen vervoer heeft afgelegd, mag de werkgever daarnaast maximaal € 0,19 per kilometer geven. De werkgever mag ook een abonnement voor reizen met openbaar vergoeden.

    kilometervergoeding

    De werkgever kan een onbelaste kilometervergoeding van € 0,19 geven voor zakelijke kilometers (woon-werkverkeer wordt gezien als zakelijk). Dat geldt voor alle vormen van vervoer, dus ook voor de (elektrische) fiets, bromfiets, scooter of motor. Uitgangspunt hierbij is dat het gaat om werkelijk afgelegde kilometers langs de meest gebruikelijke route. De wijze van vervoer kan dus tot verschillende uitkomsten leiden. Werkgevers moeten de reisafstand in redelijkheid aannemelijk maken en de gegevens van de vergoedingen administreren bij de loonadministratie.

    vervoer vanwege de werkgever

    De werkgever kan het vervoer van de werknemer ook zelf organiseren, bijvoorbeeld door de werknemer thuis op te (laten) halen en weer terug te brengen, door een fiets ter beschikking te stellen of door zijn werknemers de vervoersbewijzen te verstrekken. In dat geval is sprake van ‘vervoer vanwege de werkgever’ en is de verstrekking onbelast. De werkgever kan dan geen onbelaste kilometervergoeding meer aan de werknemer betalen.

    carpoolen

    De Belastingdienst maakt onderscheid tussen de situatie waarin werknemers zelf regelen om met elkaar naar het werk te rijden en de situatie waarin de werkgever met de chauffeur heeft afgesproken dat hij ook andere werknemers ophaalt. Als het initiatief van de werkgever uitgaat of wanneer de werkgever dit met de werknemer(s) afspreekt, is er voor de meerijder(s) sprake van ‘vervoer vanwege de werkgever’. Aan de meerijder(s) kan dan geen onbelaste reiskostenvergoeding verstrekt worden. Daar staat tegenover dat de werkgever aan de chauffeur een belastingvrije vergoeding van € 0,19 per afgelegde kilometer (inclusief omrijkilometers) kan betalen, tenzij de chauffeur in een auto van de zaak rijdt. Als de chauffeur en de meerijder(s) onderling (en niet vanwege de werkgever) hebben besloten te carpoolen, mag de werkgever zowel aan de chauffeur (indien hij geen auto van de zaak heeft) als aan de meerijder(s) een onbelaste vergoeding betalen van € 0,19 per kilometer. De werkgever mag dan geen onbelaste vergoeding geven voor eventuele omrijkilometers omdat de omrijkilometers in dat geval een privékarakter hebben.

    vaste reiskostenvergoeding

    De werkgever mag een onbelaste, vaste vergoeding geven voor woon-werkverkeer of andere zakelijke reizen met een bepaalde regelmaat. De kosten moeten dan wel gespecificeerd zijn naar aard en omvang. Er bestaan twee praktische methodes voor de berekening van een vaste onbelaste reiskostenvergoeding. Deze regels gelden niet indien de werknemer een auto van de zaak ter beschikking gesteld heeft gekregen van zijn werkgever.

    methode 1

    Een werknemer reist naar een vaste arbeidsplaats als hij de arbeidsplaats op jaarbasis vermoedelijk in ten minste 36 weken (70% van 52 weken) zal bezoeken. Voor de berekening van de vaste onbelaste vergoeding wordt uitgegaan van 214 dagen. Als de werknemer aannemelijk kan maken dat het aantal dagen hoger is dan 214 (ten minste 25%) mag hij uitgaan van het hogere aantal dagen. Dit wordt vermenigvuldigd met de totale reisafstand per dag van en naar de vaste arbeidsplaats van de werknemer. Deze reisafstand op jaarbasis wordt vermenigvuldigd met de onbelaste kilometervergoeding van maximaal € 0,19. Voor de vaste vergoeding per maand of per week dient dit bedrag door respectievelijk 12 of 52 te worden gedeeld. Bij parttime werknemers wordt de vergoeding naar verhouding aangepast. Als de totale reisafstand van en naar de vaste arbeidsplaats meer is dan 150 kilometer, dan is nacalculatie van de vaste reiskostenvergoeding verplicht. Als bij nacalculatie blijkt dat de vergoeding voor een deel bovenmatig is, moet dit bovenmatige deel tot het loon worden gerekend of worden terugbetaald. De nacalculatie vindt plaats aan het einde van het kalenderjaar of, als de dienstbetrekking tijdens het kalenderjaar eindigt, in het loontijdvak dat volgt op de maand waarin de dienstbetrekking eindigt.

    methode 2

    Een werknemer reist op jaarbasis op ten minste 128 dagen naar een of meer vaste arbeidsplaatsen. De werkgever kan dan, onder voorwaarden, een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven. Deze reiskostenvergoeding mag worden berekend op basis van ten hoogste € 0,19 per kilometer, alsof de werknemer op ten hoogste 214 dagen per kalenderjaar naar een vaste plaats van werkzaamheden rijdt. Het uitgangspunt van deze regeling is dat de kostenvergoeding belastingvrij is als de werkgever de volgende berekening toepast: 214 dagen x € 0,19 x het aantal kilometers. Bij parttime werknemers wordt de vergoeding naar verhouding aangepast. De werknemer kan bij deze methode tot twee dagen per week thuiswerken, met behoud van de volledige onbelaste reiskostenvergoeding.

    Voor meer informatie hierover kunt u terecht op de website van de Belastingdienst of bellen: 0800-05 43.

    kosten van tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking

    De werkgever mag de kosten van tijdelijk verblijf onbelast vergoeden, omdat er sprake is van een gerichte vrijstelling. In de volgende gevallen is er sprake van tijdelijk verblijf:

    • het gaat om een ambulante werknemer (hij reist vanuit zijn woning naar steeds verschillende arbeidsplaatsen)
    • de werknemer reist heen en weer tussen een tijdelijke verblijfplaats en zijn werkplek, omdat er zakelijke redenen zijn om (nog) niet in de buurt van zijn werk te gaan wonen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij tijdelijke projecten of zolang de werknemer in de wettelijke proeftijd zit.

    maaltijden als gevolg van bijvoorbeeld overwerk, koopavonden en dienstreizen

    Maaltijden zijn onbelast, omdat ze onderdeel kunnen uitmaken van de gerichte vrijstelling voor tijdelijke verblijfskosten. Van zo’n gericht vrijgestelde maaltijd is sprake bij:

    • dienstreizen
    • reizen van mobiele en ambulante werknemers, zoals vertegenwoordigers en accountants;
    • zakelijke besprekingen met klanten buiten de vaste werkplek
    • werkzaamheden op niet-permanente locaties, zoals bij het werk van wegenbouwers, bouwvakkers en medewerkers van een filmcrew

    Daarnaast kan de werkgever een onbelaste vergoeding of verstrekking van maaltijden geven als de maaltijden een meer dan bijkomstig zakelijk karakter hebben. Van een maaltijd met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter is sprake bij:

    • al dan niet verwacht overwerk of werk op koopavonden
    • therapeutisch mee-eten
    • werkzaamheden aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens

    Als een werknemer door zijn werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten, is er in elk geval sprake van een meer dan bijkomstig zakelijke maaltijd. De werkgever kan de werkelijke kosten van de maaltijd vergoeden, maar mag ook het normbedrag voor maaltijden in bedrijfskantines van € 3,30 per maaltijd aanhouden. Het maakt daarbij niet uit waar de werknemer kosten voor de maaltijd heeft gemaakt.

    cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke

    Vergoedingen voor cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke, voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk, zijn gericht vrijgesteld voor zover sprake is van beroepskosten:

    • kosten van excursies en studiereizen, inclusief de reis- en verblijfkosten
    • studiekosten die de werknemer maakt om bij te blijven of om oude kennis weer op te frissen
    • kosten van cursussen, congressen, seminars, symposia
    • kosten van vakliteratuur

    Voor autokosten in verband met cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies en studiereizen kan een gericht vrijgestelde vergoeding worden verstrekt tot maximaal € 0,19 per kilometer.

    kosten van outplacement

    De werkgever kan de kosten van outplacement onbelast vergoeden of verstrekken, omdat er sprake is van een gerichte vrijstelling. Outplacement is het geheel van diensten en adviezen voor de werknemer om op zo kort mogelijke termijn een passende nieuwe werkkring te vinden door het verbeteren van kennis en vaardigheden. Hieronder vallen bijvoorbeeld de kosten van een loopbaanscan. Onder outplacement vallen niet de kosten van bemiddeling of contractonderhandeling door een vertegenwoordiger van de werknemer. Het kan fiscaal aantrekkelijk zijn om (indien mogelijk) bij een ontslag een onbelaste outplacement vergoeding te betalen in plaats van een belaste ontslagvergoeding.

    studie- en opleidingskosten

    Vergoedingen en verstrekkingen voor een studie of een opleiding van de werknemer zijn ook gericht vrijgesteld en daardoor onbelast als:

    • de studiekosten niet al door een ander worden vergoed
    • de studie of opleiding is gericht op het vervullen van een beroep in de toekomst of in het kader van het huidige dienstverband
    • de werkgever de vergoeding heeft verstrekt of toegezegd vóór het einde van het jaar waarin de kosten worden gemaakt

    Het gaat hier met name om lesgelden, kosten van studieboeken en andere leermiddelen en reiskosten voor lesbezoek. De vrijstelling is ook van toepassing als een werknemer de vergoeding voor studiekosten onder bepaalde omstandigheden moet terugbetalen, bijvoorbeeld als hij de studie onderbreekt of als hij onvoldoende studieresultaten behaalt. Als een terugbetaling is overeengekomen en deze wordt later, om wat voor reden ook, kwijtgescholden dan vormt de kwijtschelding van de studieschuld in beginsel belast loon voor de werknemer. De vergoeding voor de kosten van een procedure Erkenning Verworven Competenties (ook wel EVC-procedure genoemd) met het oog op het verwerven van inkomen is ook onbelast.

    verhuiskosten

    Als de verhuizing van de werknemer verband houdt met het werk, mag de werkgever de kosten belastingvrij vergoeden tot maximaal € 7.750. Daarnaast is een gericht vrijgestelde vergoeding mogelijk voor de gemaakte kosten van het overbrengen van de inboedel. Volgens de Belastingdienst houdt de verhuizing in ieder geval verband met de dienstbetrekking als de werknemer binnen twee jaar na indiensttreding verhuist naar een adres waardoor de afstand tussen woning en werk met ten minste 60% vermindert, terwijl de werknemer op een afstand van 25 kilometer of meer van zijn werk woonde.

    extraterritoriale kosten (30%-regeling)

    De 30%-regeling houdt in dat de werkgever 30% van het loon inclusief vergoeding onbelast mag verstrekken als vergoeding voor de extra kosten van het tijdelijke verblijf. Het is ook mogelijk om, in plaats van het toepassen van de 30%-regeling, de werkelijke extraterritoriale kosten onbelast te vergoeden. Het kan gaan om het verblijf van zijn werknemer in een ander land, maar ook om het tijdelijk verblijf van een buitenlandse werknemer in Nederland.

    gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke

    Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur zijn gericht vrijgesteld als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Van het noodzakelijkheidscriterium is sprake als:

    • de voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking
    • de werkgever de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer
    • de werknemer de voorziening teruggeeft of de restwaarde van deze voorziening terugbetaalt als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking

    De werkgever hoeft een eventueel privévoordeel van de voorziening niet tot het loon te rekenen. Als de werknemer in de gelegenheid wordt gesteld om een duurdere/luxere uitvoering van een noodzakelijke voorziening te kiezen, is het verschil tussen de noodzakelijke uitvoering en de duurdere/luxere uitvoering belast. De werkgever mag een netto eigen bijdrage vragen als de werknemer kiest voor een duurdere uitvoering. De netto eigen bijdrage trekt hij dan van het te belasten loonvoordeel af.

    Voorbeelden van gereedschap zijn: het pneumatische nietpistool of de lasergestuurde afstandsmeter van een timmerman, het fototoestel van een fotograaf, een muziekinstrument van een muzikant, de kwast van een schilder en de naaimachine van een kledingmaker. Een voorbeeld van ‘dergelijke apparatuur’ is een kalibreerapparaat dat nodig is om gereedschap bedrijfsklaar te houden. De verf waar een schilder mee schildert en de stof waar de kleding van wordt gemaakt, zijn geen gereedschap, net zomin als werkkleding of kantoormeubilair. Onder computers en mobiele communicatiemiddelen vallen onder meer desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons en smartphones. Simkaarten, dongels, abonnementen voor internet en telefonie en software kunnen ook vrijgesteld zijn. Voorbeelden van ‘dergelijke apparatuur’ zijn een organizer, een printer of een navigatiesysteem omdat deze vooral bedoeld zijn om zelfstandig te gebruiken.

    korting op producten uit het eigen bedrijf

    Voor korting op producten uit het eigen bedrijf geldt een gerichte vrijstelling, als:

    • de producten niet branchevreemd zijn
    • de korting of vergoeding per product maximaal 20% is van de waarde van dat product in het economische verkeer
    • de kortingen of vergoedingen in 2017 samen niet meer dan € 500 bedragen

    Komt de werkgever boven het maximum van € 500 uit of als het kortingspercentage meer bedraagt dan 20%, dan kan hij het deel dat uitkomt boven het maximum aanwijzen als eindheffingsloon. De korting is voor de werknemer dan onbelast. De korting is ook onbelast voor de werkgever indien er nog vrije ruimte over is. Komt de werkgever niet boven het maximum van € 500 uit, dan mag hij het niet-gebruikte deel van de vrijstelling niet doorschuiven naar een volgend jaar.

    bepaalde (arbo)voorzieningen

    Voor een aantal voorzieningen maakt het niet uit of de werkgever deze vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt:

    • arbovoorzieningen op de werkplek
    • arbovoorzieningen buiten de werkplek (bijvoorbeeld een medische keuring)
    • hulpmiddelen die ook buiten de werkplek gebruikt kunnen worden en die de werknemer voor 90% of meer zakelijk gebruikt

    vaste (kosten)vergoeding

    De werkgever mag voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten ook een vaste vergoeding geven die niet ten laste komt van de vrije ruimte. Gaat het om een nieuwe vaste (kosten)vergoeding, dan moet de werkgever een kostenonderzoek uitvoeren naar de werkelijke kosten.