het personeelsdossier

Zodra een werknemer in dienst treedt, moet de werkgever een personeelsdossier aanleggen. Hierin bewaart hij de persoonlijke gegevens van de werknemer en informatie over het functioneren en de positie van de werknemer.

op deze pagina

    Het is verstandig om van iedere werknemer in het personeelsdossier de arbeidsgeschiedenis bij te houden. Sommige gegevens, zoals over de beloning, is de werkgever wettelijk verplicht te administreren. Andere gegevens zijn misschien in de toekomst nodig, bijvoorbeeld om arbeidsconflicten te voorkomen of juridisch te kunnen onderbouwen.

    inhoud personeelsdossier

    Een personeelsdossier bevat in de regel:

    • informatie over het functioneren van de werknemer:
      • functieomschrijving
      • verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken
      • afspraken over loopbaanontwikkeling en (gevolgde) opleidingen/cursussen
      • correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag
      • eventuele waarschuwingen of berispingen
      • correspondentie met/over werknemer

    bewaartermijn personeelsgegevens

    bewaartermijn gegevens sollicitant

    De werkgever mag informatie in het kader van een sollicitatieprocedure maximaal vier weken bewaren na afronding van de sollicitatieprocedure. Daarna moet hij de gegevens verwijderen, met uitzondering van de gegevens van degene die hij in dienst neemt. Wel kan een sollicitant toestemming geven om zijn gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld omdat er op een later tijdstip mogelijk een passende functie beschikbaar komt. Een termijn van maximaal een jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure is hiervoor redelijk.

    bewaartermijn gegevens oud-werknemer

    Voor alle gegevens in een personeelsdossier geldt een bewaartermijn. Deze gegevens mogen maar een bepaalde periode bewaard worden en niet langer dan noodzakelijk, in verband met de privacy. Over het algemeen geldt dat u persoonsgegevens tot twee jaar na het einde van de dienstbetrekking (einde kalenderjaar) mag bewaren.

    De verklaring met het verzoek om de loonheffingskorting wel of niet toe te passen en een kopie van het identiteitsbewijs moeten worden bewaard tot vijf jaar na het einde van het jaar waarin het dienstverband is beëindigd. Voor gegevens uit de loonadministratie geldt zelfs een bewaarplicht van zeven jaar na einde van de dienstbetrekking. Dit zijn wettelijke bewaartermijnen. Het gaat daarbij om gegevens zoals naam, adres, woonplaats, datum van indiensttreding en de loonadministratie.

    Voor de volgende gegevens geldt dus in principe een bewaartermijn van twee jaar nadat het dienstverband is beëindigd:

    • arbeidsovereenkomsten (en wijzigingen hierin)
    • correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag
    • afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad
    • getuigschriften
    • verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken
    • gegevens en correspondentie in verband met ziekte
    • administratieve verzuimgegevens (zoals de datum van ziekmelding, de verwachte duur van het verzuim en de datum van herstel). Hiervoor geldt meestal geen wettelijke bewaartermijn.

    De werkgever moet de gegevens verwijderen zodra deze niet meer noodzakelijk zijn. Een redelijke bewaartermijn is maximaal twee jaar nadat de werknemer uit dienst is getreden.

    De werkgever kan zogeheten eigenrisicodrager zijn voor de Ziektewet. Dat houdt in dat de werkgever zelf de uitkering betaalt als de werknemer arbeidsongeschikt is. In dat geval geldt dat hij de gegevens vijf jaar moet bewaren.

    bewaartermijn gegevens flexwerkers

    De inlener van flexwerkers mag in principe geen kopie van het identiteitsbewijs van een flexwerker vragen of bewaren. Maar omdat hij wel de identiteit van de flexwerker moet controleren, in het kader van de inlenersaansprakelijkheid, mogen de volgende gegevens in de administratie van de inlener worden opgenomen:

    – naam, adres en woonplaats
    – geboortedatum en BSN
    – nationaliteit
    – soort, nummer en geldigheidsduur van het identiteitsbewijs
    – specificatie van de gewerkte uren
    – naam, adres en woonplaats van het uitzendbureau
    – (voor zover van toepassing) verblijfsvergunning of tewerkstellingsvergunning.

    Indien de flexwerker geen onderdaan is van een EU/EER-land (met uitzondering van Kroatië) of Zwitserland, dan moet de opdrachtgever een kopie van het identiteitsbewijs in zijn administratie hebben.

    privacywetgeving personeelsdossier

    Een personeelsdossier bevat privacygevoelige informatie. Daarom moet worden bepaald wie het beheert en wie er inzage in mag hebben. Meestal is dit een personeelsfunctionaris of het directiesecretariaat.

    De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), en vanaf 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), bepaalt dat de werkgever zorgvuldig moet omgaan met persoonsgegevens van zijn werknemers. Dat doet hij onder andere door deze gegevens te beveiligen tegen verlies of diefstal. Elektronische dossiers kunnen met een wachtwoord beveiligd worden.

    Ook moet de werkgever zijn werknemers informeren over wat er met hun gegevens gebeurt. In sommige gevallen moet hij de gegevensverwerking melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

    recht op inzage personeelsdossier

    De werknemer mag zijn dossier altijd inzien. Wil hij inzage, dan is het verstandig dat degene die het dossier beheert daarbij aanwezig is. Zo voorkomt de werkgever dat de werknemer iets wijzigt of verwijdert. Het personeelsdossier mag geen medische gegevens bevatten. Wel mag de werkgever in het kader van re-integratie en verzuimbegeleiding informatie opnemen over de functionele beperkingen van een werknemer en de noodzakelijke aanpassingen op de werkvloer, zoals een aangepaste stoel.

    De Autoriteit Persoonsgegevens geeft uitgebreide informatie over wat wel en niet mag in verband met het bewaren van personeelsgegevens.

    verboden op te nemen in personeelsdossier

    Het opnemen van bijzondere persoonsgegevens in het personeelsdossier is in principe verboden, tenzij daarvoor in de wet een uitzondering is. Het gaat hier om de volgende gegevens:

    • geloofsovertuiging
    • ras
    • seksuele geaardheid
    • gezondheidsgegevens
    • lidmaatschap van een vakvereniging
    • strafrechtelijke gegevens
    • onrechtmatig of hinderlijk gedrag waarvoor een verbod is opgelegd.

    Ook het burgerservicenummer (BSN) mag u alleen verwerken indien daar een wettelijke grondslag voor is.