het personeelsdossier

Zodra een werknemer in dienst treedt, moet de werkgever een personeelsdossier aanleggen. Hierin bewaart hij de persoonlijke gegevens van de werknemer en informatie over het functioneren en de positie van de werknemer.

op deze pagina

    Het is verstandig om van iedere werknemer in het personeelsdossier de arbeidsgeschiedenis bij te houden. Sommige gegevens, zoals over de beloning, is de werkgever wettelijk verplicht te administreren. Andere gegevens zijn misschien in de toekomst nodig, bijvoorbeeld om arbeidsconflicten te voorkomen of juridisch te kunnen onderbouwen.

    inhoud personeelsdossier

    Een personeelsdossier bevat in de regel:

    • informatie over het functioneren van de werknemer:
      • functieomschrijving
      • verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken
      • afspraken over loopbaanontwikkeling en (gevolgde) opleidingen/cursussen
      • correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag
      • eventuele waarschuwingen of berispingen
      • correspondentie met/over werknemer

    verboden op te nemen in personeelsdossier

    Het personeelsdossier mag geen medische gegevens bevatten. Wel mag de werkgever in het kader van re-integratie en verzuimbegeleiding informatie opnemen over de functionele beperkingen van een werknemer en de noodzakelijke aanpassingen op de werkvloer, zoals een aangepaste stoel.

    Daarnaast is de verwerking van bijzondere persoonsgegevens in het personeelsdossier in principe verboden, tenzij daarvoor in de wet een uitzondering is gemaakt. Ook het burgerservicenummer (BSN) mag de werkgever alleen verwerken als daar een wettelijke grondslag voor is.

    bewaartermijn personeelsdossier

    In de wetgeving over privacy – de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) – zelf zijn geen bewaartermijnen vastgelegd. Het uitgangspunt is dat de werkgever persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig is voor het doel waarvoor zij verzameld en verwerkt zijn. Als redelijke bewaartermijn wordt meestal maximaal twee jaar aangehouden. Let wel: nadat de werknemer uit dienst is getreden.

    Andere wettelijke regels kunnen wel een bewaartermijn vereisen. Zo moet de werkgever op grond van de Wet op de Loonbelasting een kopie van het identiteitsbewijs bewaren – tot vijf jaar na het einde van het jaar waarin het dienstverband is beëindigd. Voor gegevens uit de loonadministratie geldt zelfs een bewaarplicht van zeven jaar na einde van de dienstbetrekking. Het gaat daarbij om gegevens zoals naam, adres, woonplaats, datum van indiensttreding en de loonadministratie.

    Voor de volgende gegevens geldt in principe een bewaartermijn van twee jaar nadat het dienstverband is beëindigd:

    • arbeidsovereenkomsten (en wijzigingen hierin)
    • correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag
    • afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad
    • getuigschriften
    • verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken
    • gegevens en correspondentie in verband met ziekte

    Voor administratieve verzuimgegevens (zoals de datum van ziekmelding, de verwachte duur van het verzuim en de datum van herstel) geldt geen wettelijke bewaartermijn. Het is dus minder duidelijk welke bewaartermijn is toegestaan. In het algemeen kan men de richtlijn aanhouden dat de persoonsgegevens verwijderd moeten worden als er geen gerechtvaardigd doel is om over de betreffende informatie te beschikken.

    recht op inzage personeelsdossier

    De werknemer heeft verschillende rechten wat betreft zijn persoonsgegevens. Zo mag zijn dossier altijd inzien. Wil hij inzage, dan is het verstandig dat degene die het dossier beheert daarbij aanwezig is. Zo voorkomt de werkgever dat de werknemer iets wijzigt of verwijdert.

    De Autoriteit Persoonsgegevens geeft uitgebreide informatie over wat wel en niet mag in verband met het bewaren van personeelsgegevens.