het personeelsdossier

Zodra een werknemer in dienst treedt, moet de werkgever een personeelsdossier aanleggen. Hierin bewaart hij de persoonlijke gegevens van de werknemer en informatie over het functioneren en de positie van de werknemer.

op deze pagina

    Het is verstandig om van iedere werknemer in het personeelsdossier de arbeidsgeschiedenis bij te houden. Sommige gegevens, zoals over de beloning, is de werkgever wettelijk verplicht te administreren. Andere gegevens zijn misschien in de toekomst nodig, bijvoorbeeld om arbeidsconflicten juridisch te kunnen onderbouwen.

    inhoud personeelsdossier

    Een personeelsdossier bevat in de regel:

    • persoonlijke gegevens van de werknemer:
      • een verklaring ‘Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’:
        • een gedagtekende en ondertekende verklaring van de werknemer met daarin de volgende gegevens van de werknemer: naam en voorletters, burgerservicenummer (BSN), adres, postcode en woonplaats, telefoonnummer en geboortedatum. Als de werknemer niet in Nederland woont, moet ook het woonland in de verklaring worden opgenomen.
        • een gedagtekend en ondertekend verzoek van de werknemer om de loonheffingskorting wel of niet toe te passen.
      • een kopie van een geldig identiteitsbewijs (geen rijbewijs) en (indien verplicht) de werk- en/of verblijfsvergunning en/of A1-verklaring (sociale zekerheidsverklaring)
      • bankrekeningnummer
      • datum van indiensttreding
      • telefoonnummer
      • kopieën van diploma’s en getuigschriften
    • informatie over het functioneren van de werknemer:
      • functieomschrijving
      • verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken
      • afspraken over loopbaanontwikkeling en opleidingen
      • correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag
      • eventuele waarschuwingen of berispingen

    bewaartermijn personeelsgegevens

    Voor sommige gegevens in een personeelsdossier geldt een bewaartermijn. Andere gegevens mogen maar een bepaalde periode bewaard worden, in verband met de privacy.

    De verklaring met het verzoek om de loonheffingskorting wel of niet toe te passen en een kopie van het identiteitsbewijs moeten worden bewaard tot vijf jaar na het einde van het jaar waarin het dienstverband is beëindigd. Voor gegevens uit de loonadministratie geldt zelfs een bewaarplicht van zeven jaar, ook als een werknemer niet meer bij de werkgever in dienst is. Het gaat daarbij om gegevens zoals naam, adres, woonplaats, burgerlijke staat, datum van indiensttreding en de loonadministratie.

    bewaartermijn gegevens sollicitant

    De werkgever mag informatie in het kader van een sollicitatieprocedure maximaal vier weken bewaren. Daarna moet hij de gegevens verwijderen, met uitzondering van de gegevens van degene die hij in dienst neemt. Wel kan een sollicitant toestemming geven om zijn gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld omdat er op een later tijdstip mogelijk een passende functie beschikbaar komt. Een termijn van maximaal een jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure is hiervoor redelijk.

    bewaartermijn gegevens oud-werknemer

    Voor de volgende gegevens geldt een wettelijke bewaartermijn van twee jaar nadat het dienstverband is beëindigd:

    • arbeidsovereenkomsten (en wijzigingen hierin)
    • correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag
    • afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad
    • getuigschriften
    • verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken
    • gegevens en correspondentie in verband met ziekte
    • administratieve verzuimgegevens (zoals de datum van ziekmelding, de verwachte duur van het verzuim en de datum van herstel). Hiervoor geldt meestal geen wettelijke bewaartermijn. De werkgever moet de gegevens verwijderen zodra deze niet meer noodzakelijk zijn. Een redelijke bewaartermijn is maximaal twee jaar nadat de werknemer uit dienst is getreden. Let op: de werkgever kan zogeheten eigenrisicodrager zijn voor de Ziektewet. Dat houdt in dat de werkgever zelf de uitkering betaalt als de werknemer arbeidsongeschikt is. In dat geval geldt dat hij de gegevens vijf jaar moet bewaren (voor UWV)

    bewaartermijn gegevens flexwerkers

    Van flexwerkers mag de werkgever geen kopie van het identiteitsbewijs vragen of bewaren. Maar omdat hij wel de identiteit van de flexwerken moet controleren, mogen de volgende gegevens in de administratie worden opgenomen:

    – naam, adres en woonplaats
    – geboortedatum en BSN
    – nationaliteit
    – soort, nummer en geldigheidsduur van het identiteitsbewijs
    – specificatie van de gewerkte uren
    – naam, adres en woonplaats van het uitzendbureau
    – (voor zover van toepassing) verblijfsvergunning of tewerkstellingsvergunning.

    privacywetgeving personeelsdossier

    Een personeelsdossier bevat privacygevoelige informatie. Daarom moet worden bepaald wie het beheert en wie er inzage in mag hebben. Meestal is dit een personeelsfunctionaris of het directiesecretariaat.

    De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) bepaalt dat de werkgever zorgvuldig moet omgaan met persoonsgegevens van zijn werknemers. Dat doet hij onder andere door deze gegevens te beveiligen tegen verlies of diefstal. Elektronische dossiers kunnen met een wachtwoord beveiligd worden.
    Ook moet de werkgever zijn werknemers informeren over wat er met hun gegevens gebeurt. In sommige gevallen moet hij de gegevensverwerking melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

    recht op inzage personeelsdossier

    De werknemer mag zijn dossier altijd inzien. Wil hij inzage, dan is het verstandig dat degene die het dossier beheert daarbij aanwezig is. Zo voorkomt de werkgever dat de werknemer iets wijzigt of verwijdert. Het personeelsdossier mag geen medische gegevens bevatten. Wel mag de werkgever in het kader van re-integratie en verzuimbegeleiding informatie opnemen over de functionele beperkingen van een werknemer en de noodzakelijke aanpassingen op de werkvloer, zoals een aangepaste stoel.

    De Autoriteit Persoonsgegevens geeft uitgebreide informatie over wat wel en niet mag in verband met het bewaren van personeelsgegevens.

    verboden op te nemen in personeelsdossier

    Het is (bij wet) verboden in het personeelsdossier gegevens op te nemen over:

    • geloofsovertuiging
    • ras
    • seksuele geaardheid
    • lidmaatschap van een vakvereniging
    • strafrechtelijke gegevens
    • onrechtmatig of hinderlijk gedrag waarvoor een verbod is opgelegd

    In het kader van voorkeursbeleid (positieve discriminatie) kan het nodig zijn het geboorteland van de werknemer of van zijn ouders of grootouders te vermelden in de personeelsadministratie. Dat mag de werkgever alleen doen als de werknemer, zijn ouders of zijn grootouders daartegen geen schriftelijk bezwaar hebben gemaakt.