de identificatieplicht

De werkgever moet de identiteit van zijn werknemer vaststellen zodra deze in dienst treedt (vóór het begin van de werkzaamheden): dat is de identificatieplicht.

op deze pagina

    De identificatieplicht bestaat uit drie onderdelen:

    • de verificatieplicht
      De werkgever vraagt naar een geldig identiteitsbewijs van de werknemer bij indiensttreding en vóór aanvang van de werkzaamheden. De werkgever moet het identiteitsbewijs controleren op echtheidskenmerken en geldigheid. Ook moet hij controleren dat het aangeboden identiteitsbewijs hoort bij de werknemer die het aanbiedt.
    • de bewaarplicht
      De werkgever maakt zelf een kopie van het identiteitsbewijs van alle werknemers die hij in dienst neemt en bewaart deze bij de loonadministratie. Uit de kopie moeten de aard en het nummer van het document blijken. De kopie van het identiteitsbewijs (en indien noodzakelijk, de kopie van de verblijfs- of tewerkstellingsvergunning) moet worden bewaard tot ten minste vijf jaar na afloop van het jaar waarin het dienstverband is beëindigd.
    Sinds 1 mei 2016 mag van zzp’ers geen kopie van het ID-bewijs in de administratie van de opdrachtgever meer worden bewaard. Omdat op die datum de Verklaring arbeidsrelatie (VAR) voor zzp’ers is vervallen, geldt dat het vragen om c.q. maken en bewaren van een kopie van hun identiteitsbewijs wettelijk niet meer nodig is – en dus ook niet meer is toegestaan. 

     

    Ook van flexwerkers mag de werkgever geen kopie van het identiteitsbewijs vragen of bewaren. Maar omdat hij de identiteit van de flexwerker moet controleren, mogen wel bepaalde persoonsgegevens in de administratie worden opgenomen.

    • de zorgplicht
      De werkgever moet zijn werknemers bij controle in de gelegenheid stellen aan hun identificatieplicht te voldoen. Ook moet hij hen erop wijzen dat zij tijdens het werk een geldig identiteitsbewijs bij zich moeten dragen. Dit geldt voor mensen die rechtstreeks bij de werkgever in dienst zijn, maar ook voor ingehuurde arbeidskrachten. Werknemers uit Nederland en de EU/EER mogen hiervoor een rijbewijs gebruiken.

    Op het nieuwe model paspoort wordt het BSN op de achterkant vermeld. Bij dit paspoort is het daarom van belang om een kopie van zowel de voor- als de achterkant van het paspoort te maken.

     

    wat is een geldig identiteitsbewijs?

    Een geldig identiteitsbewijs kan een paspoort, Nederlandse identiteitskaart, ID-kaart of paspoort uit een EER-land of een Nederlands vreemdelingendocument zijn. Het rijbewijs is een algemeen erkend legitimatiebewijs maar in situaties waarin gegevens over verblijfsstatus en nationaliteit belangrijk zijn, kan men zich er niet mee identificeren. Op het rijbewijs staat hier namelijk niets over.

    Informatie over de wijze waarop werkgevers kunnen beoordelen of zij te maken hebben met een geldig identiteitsbewijs is te vinden op Autoriteitpersoonsgegevens.nl of op Identiteitsdocumenten.nl.

    burgerservicenummer (BSN)

    Iedereen die zich inschrijft bij een gemeente krijgt automatisch een burgerservicenummer (BSN) toegekend. Het BSN staat op het paspoort, het rijbewijs en/of de identiteitskaart en is een uniek nummer dat wordt gebruikt voor contacten met de gehele publieke sector, zoals het onderwijs en de zorg.

    Werkgevers moeten in hun administraties het burgerservicenummer (BSN) van hun werknemers vastleggen om hiermee informatie te kunnen uitwisselen met de Belastingdienst.

    • Buitenlandse werknemers die niet langer dan vier maanden in Nederland verblijven, ontvangen een BSN na inschrijving in de Registratie Niet Ingezetenen (RNI). Meer informatie over de RNI is te vinden op Rijksoverheid.nl.
    • Buitenlandse werknemers die langer dan vier maanden in Nederland verblijven, moeten zich inschrijven bij de gemeente waar zij gaan wonen. Mogelijk moeten zij een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) en/of een tewerkstellingsvergunning aanvragen.

    anoniementarief

    In enkele situaties moet de werkgever bij de inhouding en afdracht van loonheffingen het hoge belastingtarief toepassen (52% loonbelasting/premie volksverzekeringen). Dit wordt het anoniementarief genoemd. Dit is het geval als:

    • de werkgever de identiteit van de werknemer niet of niet op de juiste wijze heeft vastgesteld
    • de werkgever de personeelsgegevens niet of niet op de juiste manier heeft bewaard
    • de werkgever een vreemdeling in de zin van de Vreemdelingenwet 2000 zonder geldige verblijfs- of tewerkstellingsvergunning in dienst heeft
    • de werkgever niet over het BSN van de werknemer beschikt
    • de werknemer zelf (nog) niet over een (juist) BSN beschikt