administratieve afronding van het einde van het dienstverband

Als de arbeidsovereenkomst eindigt, bepalen werkgever en werknemer in overleg wat de laatste werkdag wordt, hoe het werk het beste kan worden overgedragen, welke zaken de werknemer moet inleveren (telefoon, computer, auto) en hoe/wanneer het daadwerkelijke afscheid plaatsvindt. De werkgever moet het ontslag van de werknemer doorgeven aan de Belastingdienst en eventueel het pensioenfonds. Als de werknemer ziek is als hij het dienstverband stopt, geeft de werkgever het ontslag door aan UWV. Daarnaast moet de werkgever het einde van de arbeidsovereenkomst administratief verwerken en kan de werknemer om een getuigschrift vragen.

op deze pagina

    de eindafrekening

    De werkgever moet voor een laatste afrekening (de eindafrekening) zorgen waarin hij aan de werknemer uitbetaalt waar deze nog recht op heeft. Het gaat hier om het betalen van loon en andere vergoedingen, na inhouding van de loonheffing en premies werknemersverzekeringen.

    De eindafrekening bevat onder meer de:

    • resterende vakantierechten (vakantiedagen en vakantiebijslag)
    • transitievergoeding of andere ontslagvergoeding
    • pensioenaanspraak
    • spaarregelingen
    • openstaande onkostendeclaraties
    • afrekening in verband met openstaande studiekosten
    • verrekening van te veel betaalde vergoedingen

    In principe moet de eindafrekening met de laatste salarisbetaling worden meegenomen.

    het getuigschrift

    Voor de werknemer kan een getuigschrift heel nuttig zijn, bijvoorbeeld bij het solliciteren naar een andere baan. Als de werknemer hierom vraagt, is de werkgever verplicht bij het einde van de arbeidsovereenkomst een getuigschrift uit te reiken.

    Volgens de wet kan de werkgever volstaan met de vermelding van de volgende gegevens:

    • de werkzaamheden die de werknemer heeft verricht
    • de arbeidsduur (per dag/week)
    • het begin en het einde van het dienstverband

    Over de wijze waarop de werknemer zijn werk verricht heeft en de wijze en reden van de beëindiging van het dienstverband kan/mag de werkgever alleen iets vermelden als de werknemer hierom gevraagd heeft. De werkgever moet het getuigschrift ondertekenen.

    bewaarplicht personeelsgegevens bij het einde van een dienstverband

    Na het einde van een dienstverband moet de werkgever bepaalde gegevens van zijn werknemer bewaren. Voor gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, bestaat een bewaarplicht van zeven jaar na het einde van het dienstverband. Daarnaast moet de werkgever loonbelastingverklaringen en een kopie van een identiteitsbewijs vijf jaar na het einde van de dienstbetrekking bewaren.

    Voor sommige gegevens uit een personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn van twee jaar nadat het dienstverband is beëindigd. Mochten die gegevens echter in een eerdere fase al niet meer nodig zijn, dan moet de werkgever ze direct verwijderen. Enkele voorbeelden: verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.