ziekteverzuimbeleid

Een integrale aanpak van ziekteverzuim is dé sleutel om de verzuimcijfers omlaag te krijgen. Preventie, begeleiding van de zieke werknemer en re-integratie moeten in elkaars verlengde liggen, met de nadruk op preventie. Het ziekteverzuimbeleid moet voor iedereen in de organisatie duidelijk en zichtbaar zijn.

op deze pagina

    een doeltreffende aanpak van ziekteverzuim

    Een effectief ziekteverzuimbeleid bestaat uit ten minste de volgende onderdelen:

    • verzuimpreventie: de maatregelen die de organisatie neemt om ziekteverzuim te voorkomen
    • verzuimprotocol: afspraken over het omgaan met ziekteverzuim
    • verzuimtraining: trainen van functionarissen die zieke werknemers begeleiden
    • verzuimregistratie en -analyse: het vastleggen en beoordelen van verzuim om te bepalen welke acties nodig zijn
    • verzuimbegeleiding: aanwijzen van casemanagers die de arbeidsongeschikte medewerker begeleiden naar re-integratie
    • samenwerking met (externe) deskundigen zoals een gecertificeerde arbodienst/arbeidsdeskundige
    • regels bij conflicten: voorwaarden voor bijvoorbeeld het vragen van een second opinion of het opschorten van loon.

    Ziekteverzuimbeleid en arbobeleid liggen dicht bij elkaar. Ze zijn bedoeld om uitval door ziekte en/of arbeidsomstandigheden te voorkomen of in elk geval zo kort mogelijk te laten duren. Het ziekteverzuimbeleid moet passen binnen het totale bedrijfs- en personeelsbeleid van de organisatie. Daarom is in de Wet op de ondernemingsraden (WOR) vastgelegd dat de vertegenwoordiging van de werknemers met het ziekteverzuimbeleid moet instemmen.

    verzuimpreventie

    Preventieve maatregelen – om ziekteverzuim te voorkomen – kunnen gericht zijn op de  werknemer of voor hele afdelingen of het bedrijf als totaal gelden.

    preventie van ziekteverzuim bij de individuele werknemer

    Direct leidinggevenden spelen een sleutelrol bij de preventie van ziekteverzuim van  individuele werknemers. Zij moeten zo snel mogelijk met de werknemer in gesprek gaan zodra zij de indruk krijgen dat de medewerker klachten heeft, van welke aard dan ook. Het gaat daarbij niet altijd om lichamelijke klachten. Stress, onbalans tussen werk en privé, werkdruk, conflicten, intolerantie en onzekerheid over de toekomst kunnen bijvoorbeeld ook verzuim tot gevolg hebben. Als blijkt dat er problemen zijn, kunnen ze samen kijken naar oplossingen. Bijvoorbeeld door het werk (tijdelijk) anders in te richten of te zorgen voor extra begeleiding of scholing.

    Openheid over klachten mag geen taboe zijn. Tijdige signalering, een cultuur waarin mensen mogen aangeven wat ze bezighoudt en serieuze aandacht voor het welzijn van werknemers zijn belangrijke ingrediënten van een succesvolle preventie van ziekteverzuim.

    Op Checkjewerkstress.nl kunnen werknemers zelf nagaan hoe het gesteld is met hun stressniveau op het werk. Op Loketgezondleven.nl staan informatie, voorbeelden en tips voor een gezonde leefstijl op het werk.

    preventiemaatregelen voor verzuim op bedrijfs- of afdelingsniveau

    Verzuimpreventie op bedrijfs- of afdelingsniveau moet inspelen op de oorzaken van het verzuim. De werkgever kan die oorzaken onderzoeken met behulp van bijvoorbeeld:

    Ook kunnen er mogelijke risicofactoren zijn benoemd in de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Als de werkgever in kaart heeft gebracht welke verzuimoorzaken en/of arbeidsrisico’s in zijn organisatie voorkomen, kan hij maatregelen nemen om risico’s te minimaliseren.

    verzuimprotocol

    In het verzuimprotocol van het ziekteverzuimbeleid staat welke procedures binnen de organisatie gelden voor ziek melden, verzuimcontrole, verzuimbegeleiding, re-integratie, loondoorbetaling en de verrekening van vakantiedagen. Door processen schriftelijk vast te leggen weet iedereen wat zijn of haar rechten en plichten zijn.

    De werkgever moet het verzuimprotocol actief binnen het bedrijf communiceren. Bovendien moeten de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging het protocol goedkeuren.

    verzuimtraining

    De werkgever en de leidinggevende moeten leren de signalen te herkennen waarop zij direct actie moeten ondernemen. Ook is het van belang dat zij de wettelijke speelruimte kennen, weten welke vragen ze de zieke werknemer wel en niet mogen stellen en hoe ze iemand het beste kunnen begeleiden bij re-integratie.

    De arbodienst kan helpen met (advies over) het geven van de training.

    verzuimregistratie en verzuimanalyse

    Door periodiek cijfers te analyseren, worden verzuimpatronen duidelijk. Het verzuimvolume wordt aangegeven met een percentage. Een hoog verzuimpercentage kan het gevolg zijn van een beperkt aantal langdurige verzuimgevallen of van veel frequent verzuim. Deze informatie geeft inzicht in de werking van het verzuimbeleid.

    De werkgever kan de verzuimregistratie zelf doen, maar ook uitbesteden aan de arbodienst. Voor verzuimregistratie zijn diverse softwarepakketten beschikbaar. De keuze van de registratiemethode hangt samen met de omvang van het bedrijf.

    verzuimbegeleiding

    Het is belangrijk dat werkgever/leidinggevende/collega’s en de zieke werknemer regelmatig contact hebben. Enerzijds zorgt dat ervoor dat de werknemer zich niet geïsoleerd gaat voelen en eventuele oorzaken van de arbeidsongeschiktheid (bijvoorbeeld stress, arbeidsomstandigheden) gemakkelijker kan bespreken. Anderzijds voorziet regelmatig contact de werkgever ook van informatie om de terugkeer van de werknemer op het werk mogelijk te maken. Een goede verzuimbegeleiding is dus in het belang van beide partijen.

    Bij langdurig verzuim moet een casemanager worden aangewezen voor de begeleiding. De werkgever is bij de verzuimbegeleiding verplicht samen te werken met een gecertificeerde bedrijfsarts (in elk geval voor het maken van de probleemanalyse en het re-integratieverslag). Dit kan een bedrijfsarts van een arbodienst zijn of een zelfstandig gevestigde bedrijfsarts.

    regels bij conflicten

    Arbeidsconflicten blijken regelmatig een reden voor ziekteverzuim te zijn. Maar het is ook mogelijk dat juist het verzuim of de re-integratie tot een conflict leidt. Daarom is het belangrijk dat het ziekteverzuimbeleid voorziet in regels die aangeven wat werkgever en werknemer moeten doen als zij een second opinion willen of willen weten wanneer sancties, zoals het opschorten van loon, kunnen toepassen. Als partijen er samen niet uitkomen, kan de hulp worden ingeroepen van een conflictbemiddelaar zoals een mediator. Een mediator is neutraal en bewaakt het proces om te komen tot een acceptabele oplossing voor beide partijen.

    Meer informatie over mediation is verkrijgbaar bij de Mediatorsfederatie Nederland.