doeltreffend verzuimbeleid

Met een goed verzuimbeleid kunnen organisaties verzuim voorkomen en beperken. Een belangrijke reden om dit te doen is het beperken van de financiële risico’s. Maar ook andere beweegredenen, zoals goed werkgeverschap, tellen mee.

op deze pagina

    Iedere werkgever is verplicht om beleid te voeren dat zorgt voor de veiligheid en gezondheid van werknemers. Het voeren van een ziekteverzuimbeleid is daarmee een impliciet omschreven wettelijke plicht voor de werkgever. Expliciet wordt het genoemd in het Arbobesluit, waarin staat dat de arbodienst moet adviseren ‘inzake het voeren van een gestructureerd, systematisch en adequaat arbeidsomstandigheden- en ziekteverzuimbeleid’. Gezonde werknemers presteren beter en daardoor is een hogere productiviteit te realiseren. Daarom wordt verzuimbeleid ook wel gezondheidsbeleid genoemd.

    ziek of arbeidsongeschikt?

    In het verleden werd bij kortdurende arbeidsongeschiktheid meestal over ziekte gesproken. Pas als het ernaar uitzag dat de medewerker niet meer aan het werk zou komen, kwam de term arbeidsongeschiktheid in beeld. Tegenwoordig ligt in regelgeving en beleid de nadruk op de arbeids(on)geschiktheid van de medewerker, ongeacht of die arbeidsongeschiktheid kort of lang duurt. Het gaat er immers voor de werkzaamheden niet om of hij ziek is en wat hij heeft, maar om wat hij nog wel of juist niet meer kan. Daarom spreken we in de Werkpocket vooral over verzuim en arbeidsongeschiktheid. Behalve waar het niet anders kan, zoals bij ingeburgerde termen als ziek melden of bij naamgeving als de Ziektewet.

    een integrale aanpak van verzuim

    Effectief verzuimbeleid moet voor iedereen in de organisatie duidelijk en zichtbaar zijn en uit ten minste de volgende onderdelen bestaan:

    Een integrale aanpak van verzuim is dé sleutel is om de verzuimcijfers omlaag te krijgen. Preventie, verzuimbegeleiding en re-integratie moeten in elkaars verlengde liggen, met de nadruk op preventie. Bovendien moet het verzuimbeleid in lijn zijn met het algemene bedrijfsbeleid en het personeelsbeleid. Als de werkdruk een probleem is en het verzuimbeleid zich vooral richt op de preventie hiervan, past dit niet bij een beloningsbeleid dat hoge bonussen zet op overwerk.

    verzuimpreventie

    Met preventieve maatregelen kan de werkgever voorkomen dat werknemers uitvallen. Verzuimpreventie is daarmee een belangrijk onderdeel van het verzuimbeleid. De werkgever kan maatregelen nemen die gericht zijn op de individuele werknemer, op afzonderlijke afdelingen of op het bedrijf als geheel. Daarnaast moet de werkgever op grond van de Arbowet maatregelen nemen. Bij een effectief verzuimbeleid is voor werknemers zichtbaar en duidelijk dat deze maatregelen genomen zijn voor hun welzijn.

    Als werkgever kunt u werknemers die ongezond leven, stimuleren een andere levensstijl aan te nemen door hiervoor voorwaarden en mogelijkheden te creëren. Bijvoorbeeld door het beschikbaar stellen van bedrijfsfitness, het aanbieden van gezonde voeding in de kantine, het stimuleren van bewegen en het geven van voorlichting over stoppen met roken, afvallen en alcoholmisbruik. Daarnaast zijn er online coachingsprogramma’s om mee aan de slag te gaan.

    preventie van ziekteverzuim bij de individuele werknemer

    De direct leidinggevende speelt een sleutelrol bij de preventie van arbeidsongeschiktheid van de individuele werknemer. In ieder geval is het van belang dat hij zo snel mogelijk met de werknemer in gesprek gaat als hij de indruk heeft dat de medewerker klachten heeft, van welke aard dan ook. Het gaat daarbij niet altijd om lichamelijke klachten. Stress, onbalans tussen werk en privé, te hoge werkdruk, conflicten, intolerantie en onzekerheid over de toekomst kunnen ook verzuim tot gevolg hebben.

    Signalen van dreigend verzuim zijn bijvoorbeeld: klagen over vermoeidheid, het werk (onterecht) als zwaar ervaren, contact ontwijken, alleen met klanten bezig zijn, er moe uitzien, geen hulp willen, veel vertellen over de (nare) thuissituatie, snel geïrriteerd of in tranen zijn of niets extra’s meer willen doen.

    Wanneer een of meer van deze signalen vaker voorkomen, is het raadzaam dat leidinggevende en werknemer met elkaar in gesprek gaan. Als in dit gesprek blijkt dat er problemen zijn, kunnen ze samen kijken naar oplossingen. Bijvoorbeeld door het werk (tijdelijk) anders in te richten.

    Op Checkjewerkstress.nl kunnen werknemers nagaan hoe het gesteld is met hun stressniveau op het werk.

    De inhoud van de functie heeft direct invloed op het welzijn van de werknemer. Te veel taken (of juist te weinig) en gebrek aan (uitzicht op) ontwikkelingsmogelijkheden, scholing of begeleiding: het kan uiteindelijk allemaal leiden tot arbeidsongeschiktheid. Dit kan de werkgever voorkomen door aandacht te schenken aan deze punten tijdens een werkoverleg of een functioneringsgesprek en door tijdig en adequaat te reageren op signalen van de werknemer. Een goede match tussen de functie en de werknemer is van wezenlijk belang om arbeidsongeschiktheid en verzuim te voorkomen.

    preventiemaatregelen voor verzuim op bedrijfs- of afdelingsniveau

    Verzuimpreventie op bedrijfs- of afdelingsniveau moet inspelen op de oorzaken van het verzuim.  De werkgever kan die oorzaken onderzoeken met behulp van bijvoorbeeld:

    Ook kunnen er mogelijke risicofactoren zijn benoemd in de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Als de werkgever in kaart heeft gebracht welke verzuimoorzaken en/of arbeidsrisico’s in zijn organisatie voorkomen, kan hij beleid opstellen en preventieve maatregelen nemen om risico’s te minimaliseren.

    verzuimprotocol

    Wanneer een werknemer – ondanks preventieve maatregelen – toch verzuimt, gelden binnen het verzuimbeleid duidelijke afspraken voor zowel de werkgever als de arbeidsongeschikte werknemer. Het verzuimprotocol beschrijft hoe de organisatie omgaat met verzuimmeldingen, -controle en -begeleiding. Het protocol besteedt ook aandacht aan re-integratie bij langdurig verzuim. Ook een sanctiebeleid kan onderdeel uitmaken van het verzuimprotocol.

    De werkgever moet het verzuimprotocol actief binnen het bedrijf communiceren. Bovendien moeten de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging het protocol goedkeuren.

    verzuimtraining

    De werkgever en de leidinggevende hebben een belangrijke rol bij de aanpak van het verzuim. Zij moeten leren de signalen te herkennen waarop zij direct actie moeten ondernemen. In de contacten en gesprekken met de verzuimende werknemer is het bovendien van belang dat zij de wettelijke speelruimte kennen en weten welke vragen ze de zieke werknemer wel en niet mogen stellen. Daarnaast is het van belang dat zij de gevolgen van het verzuim voor het werk bespreken. Een verzuimtraining van leidinggevenden is een belangrijk onderdeel van het verzuimbeleid. De arbodienst kan vaak meer informatie geven.

    verzuimregistratie en verzuimanalyse

    Door periodiek cijfers te analyseren, worden verzuimpatronen duidelijk. Een verzuimregistratie is dan ook essentieel. Het verzuimvolume wordt aangegeven met een percentage. Een hoog verzuimpercentage kan het gevolg zijn van een beperkt aantal langdurige verzuimgevallen of van veel frequent verzuim. Deze informatie geeft inzicht in de werking van het verzuimbeleid.

    De werkgever kan de verzuimregistratie zelf doen, maar ook uitbesteden aan de arbodienst. Voor verzuimregistratie zijn diverse softwarepakketten beschikbaar. De keuze van de registratiemethode hangt samen met de omvang van het bedrijf.

    verzuimbegeleiding

    Het is voor de werkgever van belang contact te houden met de arbeidsongeschikte werknemer en dat geldt andersom evenzeer voor de arbeidsongeschikte werknemer. Goede contacten met zijn leidinggevende(n) en collega’s zorgen ervoor dat hij zich niet geïsoleerd gaat voelen. Bovendien kunnen eventuele oorzaken van de arbeidsongeschiktheid (bijvoorbeeld stress, arbeidsomstandigheden) gemakkelijker worden besproken. Regelmatig contact voorziet de werkgever ook van informatie om de terugkeer van de werknemer op het werk mogelijk te maken. Bijvoorbeeld door middel van parttime werken, andere werkzaamheden of een andere inrichting van de werkplek. Een goede verzuimbegeleiding is in het belang van beide partijen.

    Bij langdurig verzuim moet een casemanager worden aangewezen voor de begeleiding. De werkgever is bij de verzuimbegeleiding verplicht samen te werken met een gecertificeerde bedrijfsarts (in elk geval voor het maken van de probleemanalyse en het re-integratieverslag). Dit kan een bedrijfsarts van een arbodienst zijn of een zelfstandig gevestigde bedrijfsarts.

    regels bij conflicten

    Arbeidsconflicten blijken regelmatig een reden voor verzuim te zijn. Aan de andere kant is het ook mogelijk dat juist het verzuim of de re-integratie tot een conflict leidt. Het is dan een voordeel als het verzuimbeleid de regels bij conflicten op een duidelijke manier omschrijft en aangeeft waar werkgever en werknemer terechtkunnen voor een second opinion of duidelijk maakt wanneer de werkgever het loon op kan schorten.

    Als partijen er samen niet uitkomen, kan de hulp worden ingeroepen van een conflictbemiddelaar zoals een mediator. Een mediator is neutraal en bewaakt het proces om te komen tot een acceptabele oplossing voor beide partijen.

    Meer informatie over mediation is verkrijgbaar bij de Mediatorsfederatie Nederland.